Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · actualizada 2 nov 2026

Vigente desde: 2026-11-02

1. Responsable del tratamiento

Hosting Huila, identificado con NIT/documento [NIT], con domicilio en [Dirección], [Ciudad], Colombia. Correo: asdfog@gmail.com. Teléfono: [teléfono]. Sitio web: https://reencuentro.hostinghuila.com.co.

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

2. Naturaleza de la plataforma

Reencuentro Colombia es una herramienta humanitaria, gratuita y sin ánimo de lucro que se activa durante emergencias o desastres para ayudar a reconectar a las familias. No es una autoridad, no es un organismo de socorro y no reemplaza a la Línea 123, a la Policía Nacional, a la Fiscalía, a Medicina Legal, a la Cruz Roja, a la Defensa Civil ni a las autoridades de gestión del riesgo.

3. Datos que tratamos

• De la persona reportada (buscada o encontrada): nombres y apellidos, tipo y número de documento (el número se almacena cifrado de forma irreversible y solo se muestran los últimos 3 dígitos), edad, sexo, señas particulares, descripción de la ropa, fotografía, municipio, último lugar donde fue vista, fecha del último contacto, ubicación aproximada, estado (sin contacto, localizada, en hospital, en albergue) y lugar donde se encuentra.
• De quien reporta: nombre, teléfono, correo electrónico (opcional) y parentesco o relación con la persona.
• De quien aporta información sobre un caso: nombre, teléfono y el mensaje enviado.
• De voluntarios: nombre, correo, teléfono, municipio, perfil y registro de las acciones realizadas en la plataforma.
• Datos técnicos: dirección IP, fecha y hora de los registros y una cookie técnica de sesión.
• Por WhatsApp: número de teléfono, nombre de perfil y los mensajes, fotos y ubicaciones que el usuario envíe voluntariamente.

4. Datos sensibles

Algunos datos pueden ser sensibles (por ejemplo, información relacionada con la salud o el estado de una persona en un hospital, o la fotografía). Su suministro es facultativo: nadie está obligado a entregarlos. No realizamos reconocimiento facial ni tratamiento biométrico de las fotografías.

Cuando la persona reportada no puede otorgar su autorización por estar desaparecida, incomunicada o incapacitada, el tratamiento se fundamenta en la urgencia médica o sanitaria y en la necesidad de salvaguardar su interés vital (artículos 6, literal b, y 10, literal c, de la Ley 1581 de 2012). Quien reporta declara actuar de buena fe y en interés de la persona buscada.

5. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad se realiza únicamente para proteger su vida e integridad y propiciar su reencuentro familiar, asegurando el respeto de su interés superior y de sus derechos prevalentes (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). Por eso: sus fotografías nunca se publican, su nombre se muestra de forma parcial y el detalle completo solo es visible para voluntarios autorizados. Consulte la Política de Protección de Menores.

6. Finalidades

1. Registrar reportes de personas desaparecidas o encontradas durante una emergencia.
2. Cruzar la información entre reportes para identificar coincidencias y duplicados.
3. Permitir que familiares y allegados consulten el estado de un caso.
4. Contactar a quien reportó para informar novedades o verificar datos.
5. Coordinar el trabajo de voluntarios en albergues, hospitales y puntos de atención.
6. Compartir información, cuando sea necesario para la localización o atención de la persona, con autoridades competentes y organismos humanitarios o de socorro que actúen en la emergencia.
7. Generar estadísticas agregadas y anónimas sobre la emergencia.
8. Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

Los datos no se venden, no se usan con fines comerciales, publicitarios ni políticos.

7. Información que se publica

En la búsqueda pública solo se muestra: nombre (parcial en menores), edad aproximada, municipio, estado del caso, lugar de atención cuando corresponda, fotografía (solo de mayores de edad y si se autorizó) y el número de radicado. Nunca se publican los teléfonos ni los datos de quien reporta, el número completo de documento ni la información reservada.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización otorgada; (c) ser informado sobre el uso dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales; y (f) acceder gratuitamente a sus datos.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se presentan en https://reencuentro.hostinghuila.com.co/derechos.php o al correo asdfog@gmail.com, indicando nombre, identificación, descripción de la solicitud y datos de contacto. Cada solicitud recibe un número de radicado.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo de la demora (artículo 14).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido (artículo 15).

La supresión podrá negarse cuando exista un deber legal de conservar la información o cuando la información sea necesaria para la localización o protección de la vida de una persona mientras la emergencia continúe.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas protegidas con algoritmos de hash, cifrado irreversible del número de documento, eliminación de metadatos y ubicación GPS de las fotografías, acceso por roles, acuerdos de confidencialidad con voluntarios y registro de auditoría de las acciones en el panel.

11. Encargados, transmisión y transferencia

Para operar la plataforma podemos usar proveedores de alojamiento web, de envío de mensajes (incluida la plataforma WhatsApp Business de Meta y su proveedor de integración) y de seguridad, que pueden procesar datos fuera de Colombia, bajo condiciones de confidencialidad y seguridad. Al usar el canal de WhatsApp el usuario también está sujeto a las condiciones de ese servicio.

12. Conservación y eliminación

Los datos se conservan mientras dure la emergencia y hasta 180 días después de su cierre. Cumplido ese plazo, los registros se anonimizan: se eliminan nombres, documentos, fotografías, teléfonos y descripciones, y solo se conservan cifras estadísticas. Las pruebas de autorización se conservan sin datos de contacto el tiempo necesario para demostrar el cumplimiento legal.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada. Cualquier cambio sustancial se publicará en este sitio con su nueva versión y fecha. La base de datos tendrá la vigencia necesaria para cumplir las finalidades descritas.